Už od samého začátku podnikání nás nepřestalo udivovat, kolik papírování si to každý den vyžádá. Moje partnerka nejen v podnikání Klára se snažila s administrativou statečně bojovat, ale trpěla tím naše tvůrčí práce a volný čas, kterého ani tak nebylo nazbyt. Navíc se všechno učila od začátku a za pochodu. Proto jsme se rozhodli, že zaměstnáme asistentku.

Koho vlastně hledáme?

Při hledání vhodného člověka na pozici asistentky vyvstalo několik otázek spojených hlavně s faktem, že výrobní halu máme v Kladně, ale většinu zákazníků v Praze. Zaměstnáme někoho v Kladně, když s klienty se setkáváme v Praze? Bude chtít tolik cestovat? Nestráví půlku pracovní doby jen přejezdy? Přišlo nám logičtější zaměstnat někoho v Praze. Ale najímat kvůli tomu kancelář se nám nechtělo. A navíc pražské asistentky požadují pražské platy, tolik volných prostředků jsme neměli. Vytížíme ji na plný úvazek nebo jen na poloviční? 

S čím potřebujeme pomoct

Nejdůležitější otázkou bylo, co vlastně chceme, aby pro nás asistentka zajišťovala? V našem případě šlo hlavně o sjednávání schůzek s klienty, protože jsme malá firma a se zákazníky jednáme osobně. Celý koncept by bez nás nefungoval, potřebujeme přímý kontakt se zákazníkem, vědět, co a proč chce, abychom mohli co nejlépe vyhovět jeho požadavkům. Proto jsme nechtěli žádného obchoďáka. Ale asistentku, která obvolá zákazníky a schůzky s nimi domluví tak, aby navazovaly a my jezdili do Prahy dvakrát týdně a ne každý den na půl hodiny.

Jak jsme našli Zuzku

Na webu jsme narazili na virtuální asistentské služby. Zaujalo nás to, i když jsme o nich nikdy předtím neslyšeli. Rozhodli jsme se je vyzkoušet.

Virtuální asistentka není žádný robot, i když nám někdy připadá, že ta naše robot být musí, kolik toho zvládne:-) Je to zkrátka klasická asistentka, která se postará o běžnou administrativu, případně další úkoly. Akorát pracuje z domu pro více klientů a nám věnuje jen určitý, dohodnutý, čas. Platí se jí buď hodinově, nebo úkolově, případně si ji lze najmout na projekt. 

Z oslovených virtuálních asistentek se nám nejvíc líbila Zuzka. Dneska už si to bez ní neumíme představit. Je vážně skvělá. Pracuje pro nás z domu, takže pro ni nepotřebujeme žádnou „židli“, je z Prahy a v Praze se vyzná, což je další výhoda pro nás. A cena, kterou za její skvělé služby platíme, je pro nás přijatelná. 

Jak spolupracujeme

Nejprve jsme formu spolupráce chvíli ladili, ale teď už všechno běží, jak má. Zuzce měsíčně platíme za 20 hodin práce. Tím, že spolupracujeme už delší domu, máme výhodnější paušál. Největší objem její práce spočívá v obvolávání klientů. Ať už ve sjednávání schůzek s našimi stávajícími klienty nebo oslovování klientů nových. Spravuje nám kalendář schůzek v naší virtuální kanceláři. Před schůzkou s klientem se postará o to, aby byla místnost přichystaná, a to včetně občerstvení. Stará se o další běžnou administrativu – pošta, pochůzky, rezervace restaurací, ověřování listin, překlady a další. Spolupracuje s dalšími externími poradci, které najímáme – účetní a právník. Má skvělou angličtinu, takže pro nás občas něco přeloží.

Dokonce se vrhla i na správu našich webovek a Facebooku. To se ale teprve učí, takže to zatím dělá navíc v rámci paušálu a my ji odpouštíme, když to není úplně na 100%. 

Se Zuzkou jsme si výborně sedli, je skvělá pracovně i lidsky. Víme, že se na ni můžeme plně spolehnout. A jsme rádi, když se s ní občas můžeme sejít i nevirtuálně a přátelsky si popovídat.

Pracovně je dokonalá, přitom se snaží dál rozvíjet a učit nové věci. To je nám sympatické, protože se snažíme o totéž.

„Pořízení si“ virtuální asistentky mohu jen doporučit. Poskytuje perfektní služby a přitom šetří vaše náklady. Zkrátka poklad 🙂